dịch vụ hoàn thuế giá trị gia tăng



truy Lượt Xem:10110

Hóa đơn điện tử có an toàn hơn giấy không?

An ninh mạng đã trở thành một chủ đề ngày càng phổ biến, nhưng đôi khi nguyên nhân của những sợ hãi này là lỗi của con người. Lập hóa đơn điện tử cho phép các tổ chức kiểm soát bảo mật dữ liệu của họ bởi vì hệ thống bao gồm nhiều tính năng an toàn nội bộ như yêu cầu xác thực, quét trùng lặp / quét lỗi và các yêu cầu phê duyệt khác nhau. Tự động hóa AP hiện đại cũng liên quan đến các ngân hàng và nhà cung cấp. Khi nói đến việc chuyển tiền điện tử liên quan đến các ngân hàng, có rất nhiều chính sách pháp lý được áp dụng để đảm bảo rằng giao dịch, giá trị và phương thức thanh toán thích hợp được bảo vệ và thực hiện đúng.
 
Các công ty thuộc mọi quy mô đã tin tưởng và phụ thuộc vào sự an toàn của các giao dịch điện tử do hệ thống kế toán và ngân hàng của họ xử lý. Bảo mật mà hóa đơn điện tử cung cấp giờ đây là một lợi ích an ủi. Khi kết hợp với mã hóa dữ liệu và tường lửa cần phải có sẵn, phần mềm là an toàn như bất kỳ ứng dụng chuyên nghiệp nào khác.
 
Hóa đơn điện tử có an toàn hơn giấy không?
 
Ví dụ: mất bao nhiêu thời gian để mọi người trong tổ chức của bạn nhập dữ liệu hóa đơn theo cách thủ công? Công ty của bạn trả bao nhiêu trong phí cuối mỗi năm, bởi vì hóa đơn bị mất hoặc mất một lượng thời gian cắt cổ qua email ốc để phê duyệt và thanh toán? Những câu hỏi này đưa ra ước tính chi phí chính xác cực kỳ khó khăn.
 
Mặc dù có chi phí liên quan đến lập hóa đơn điện tử và tự động hóa, chi tiết đơn hàng đắt nhất cho bất kỳ công ty nào là không hiệu quả. Xác định số tiền thực sự chi phí cho công ty của bạn sẽ giúp bạn so sánh quy trình hiện tại của mình với quy trình tự động một cách chính xác. Để bắt đầu, hãy xem những điều sau:
 
Thời gian cần để xử lý và gửi hóa đơn, bao gồm phân loại, phân loại và nhập hóa đơn theo cách thủ công vào hệ thống kế toán của bạn
Thời gian đã xem xét hóa đơn
Đã dành thời gian để tìm và khắc phục lỗi nhập dữ liệu
Chi phí vận chuyển nếu hóa đơn phải được gửi đến văn phòng công ty hoặc để quét bên ngoài
Thời gian trả lời cuộc gọi của nhà cung cấp về trạng thái thanh toán
Giảm giá thanh toán sớm bị thiếu trong khi hóa đơn đang được xử lý thủ công
Phí chậm khi hóa đơn không được xử lý kịp thời
Chi phí lưu trữ hóa đơn bằng giấy, bao gồm phòng, tủ, thư mục và các đồ dùng và vật tư khác
Cuối cùng, hầu hết khách hàng của AvidXchange nhận thấy rằng họ tiết kiệm hơn 60% chi phí xử lý mỗi năm. Họ cũng cảm thấy rằng họ có một lợi thế cạnh tranh ngay bây giờ mà họ đã áp dụng một quy trình có khả năng mở rộng cho tăng trưởng.

Hóa đơn điện tử có khó thực hiện không?

Nó thường là nỗi sợ hãi của cái chưa biết ngăn cản chúng ta chuyển đổi sang công nghệ mới. Vẻ đẹp của một giải pháp lập hóa đơn điện tử tốt, tuy nhiên, là nó sẽ bắt chước quá trình hiện tại của bạn và thực sự sẽ làm cho nó hoạt động dễ dàng hơn.
 
Hóa đơn điện tử loại bỏ lỗi của con người khỏi mục nhập dữ liệu, vì nó sẽ lấy dữ liệu thích hợp từ hóa đơn và chuyển trực tiếp vào hệ thống kế toán của bạn. Điều này đặt ra một phần thiết yếu của cuộc trò chuyện lập hóa đơn điện tử: tích hợp.
 
Tích hợp có nghĩa là hóa đơn được gửi ở định dạng có thể tự động được hệ thống kế toán của bạn công nhận mà không có bất kỳ sự can thiệp nào của con người. Tích hợp là điều làm cho việc lập hóa đơn điện tử có giá trị và khác với quản lý tài liệu. Nó không chỉ là về loại bỏ các giấy từ quá trình của bạn, đó là về tận dụng các dữ liệu có sẵn khi bạn chuyển đổi hóa đơn của bạn thành một định dạng điện tử. Khi lập hóa đơn điện tử được kết hợp với quy trình làm việc của bạn, khi đó nó sẽ theo quy trình hiện tại của bạn. Nếu nó tuân theo các quy trình hiện tại của bạn, thì việc thích ứng với thay đổi sẽ không khó nhưng trực quan.

Cách chuyển đổi sang hệ thống lập hóa đơn điện tử

Mỗi công ty có quy trình kinh doanh độc đáo, yêu cầu bước nhảy vọt vào hệ thống lập hóa đơn điện tử để liên quan đến một số mức độ tuỳ chỉnh. Tùy chỉnh đó có thể bao gồm các trường hóa đơn, lịch thanh toán, thông báo của khách hàng và quy trình phê duyệt.
 
Bất kể, quá trình chuyển đổi không phải là một quá trình thường mất nhiều năm để hoàn thành. Hầu hết các công ty sẽ bắt đầu bằng cách tập trung đầu tiên vào một nhóm các nhà cung cấp có số lượng hóa đơn lớn nhất. Thư được gửi đến các nhà cung cấp giải thích thay đổi quy trình và cung cấp thông tin về cách thiết lập tài khoản trực tuyến của họ, với thông tin liên hệ của bàn trợ giúp nếu có bất kỳ câu hỏi nào nảy sinh.
 
Những chữ cái này được theo sau bởi email và các cuộc gọi điện thoại từ nhóm thông qua để đảm bảo sự tham gia của nhà cung cấp. Nhà cung cấp thường mở để chuyển đổi sang gửi hoá đơn điện tử vì nó giúp họ được thanh toán nhanh hơn, giảm chi phí lập hóa đơn và cung cấp khả năng hiển thị trong quy trình lập hóa đơn. Hơn nữa, không bao giờ có một khoản phí cho các nhà cung cấp để sử dụng nền tảng AvidXchange. Đây là một lợi ích to lớn trong việc đưa họ lên tàu với quy trình mới.
 

Tags: Chua co du lieu

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn